人在職場(chǎng)，每天有如陀螺般忙得轉(zhuǎn)個(gè)不停。大家抱怨著工作苦，工作累，工作辛苦沒(méi)的睡。
也許大多數(shù)情況下是因?yàn)槲覀儧](méi)有學(xué)會(huì)如何聰明地做事，掌握對(duì)的工作方法，才讓自己每天累得半死。
以下12種可以優(yōu)化工作流程和提高效率的方法，幫助你更高效輕松地完成工作。
01做日/周工作計(jì)劃并經(jīng)?；仡?/span>
不管你習(xí)慣用PPT、Excel或是其他辦公軟件，一定得給自己制定個(gè)日/周工作計(jì)劃，包括上周工作進(jìn)展和本周工作計(jì)劃。
針對(duì)每一項(xiàng)工作或任務(wù)，詳細(xì)標(biāo)注開(kāi)始和截止時(shí)間、交付物是什么、需要對(duì)接的有哪些部門(mén)和同事等。
這樣方便自己定期回顧任務(wù)的狀態(tài)，是待開(kāi)始、進(jìn)行中、延誤還是取消，有利于自己針對(duì)不同情況采取下一步措施。
02會(huì)議前的高效準(zhǔn)備
參加會(huì)議時(shí)，經(jīng)?？吹揭恍┤舜颐ψ拢荒樏Ｈ坏乜粗鞒秩?，被問(wèn)到項(xiàng)目進(jìn)展，支支吾吾，一看就是沒(méi)有什么準(zhǔn)備。
為了避免這種尷尬局面，需要提前做這些準(zhǔn)備：
提前看看會(huì)議日程，和自己相關(guān)的部分主要涉及什么話題；
是否需要對(duì)上次未完成事項(xiàng)進(jìn)行更新；
是否需要提前搜集和準(zhǔn)備數(shù)據(jù)、資料及文件；
是否需要提前聽(tīng)取有關(guān)部門(mén)意見(jiàn)等等。
03學(xué)會(huì)判斷任務(wù)優(yōu)先級(jí)
每天手頭的工作很多，既有正在進(jìn)行中的，也有被領(lǐng)導(dǎo)和同事臨時(shí)甩過(guò)來(lái)的，如果不分輕重緩急，就會(huì)感覺(jué)毫無(wú)頭緒，倍感焦慮。
因此，需要學(xué)會(huì)根據(jù)這樣兩個(gè)維度判斷任務(wù)的先后順序。即：
重要性（重要vs.不重要）
緊迫性（緊急vs.不緊急）
根據(jù)這兩個(gè)維度可以劃分出4個(gè)象限，將待辦事項(xiàng)依次放入4個(gè)象限，就可以清晰判斷出，緊急而重要的事情一定是最優(yōu)先級(jí)，需要馬上處理的。
04多種溝通渠道并用，
而不是單純依賴(lài)于郵件
電子郵件儼然已經(jīng)成為單位內(nèi)部交流和溝通的基本和重要工具。發(fā)送文件、會(huì)議通知、討論問(wèn)題、匯報(bào)工作，無(wú)一例外都是通過(guò)郵件完成。
但如果此時(shí)你完全依賴(lài)郵件一個(gè)溝通渠道，會(huì)發(fā)現(xiàn)有時(shí)真的會(huì)壞事，尤其是重要或緊急的工作。
因?yàn)猷]件不是即時(shí)通信系統(tǒng)，人們不是隨時(shí)在線或者隨時(shí)可以回應(yīng)的，比如會(huì)議中或外出時(shí)間，就無(wú)法做到隨時(shí)回復(fù)。
所以，如遇緊急重大問(wèn)題或通知，一定記得打電話反復(fù)確認(rèn)，確保萬(wàn)無(wú)一失。
05未完成事項(xiàng)提醒
有的人非常喜歡將“告示貼”（或叫“口水貼”）貼在工位擱板上，上面寫(xiě)滿了待辦事項(xiàng)或需要特別提醒、關(guān)注的事項(xiàng)。這的確是個(gè)很好的辦法。
小小一塊貼紙，記錄了事項(xiàng)的重點(diǎn)，比如時(shí)間、電話、找誰(shuí)。醒目地提醒和督促你這件事情還沒(méi)完成，需要趕緊搞定，因?yàn)槟憧隙ń邮懿涣艘粡堎N紙?jiān)谀抢锖脦滋於紟h然不動(dòng)。
一旦完成，你就可以放心大膽地撕下去，然后將新的待辦重要事項(xiàng)貼上去，頗有成就感。
06先梳理一天工作內(nèi)容
為了避免自己一天忙得昏天黑地，在早上剛到辦公室，頭腦清醒的時(shí)候，將自己的日歷（或者電子日歷）打開(kāi)，看看今天的主要工作內(nèi)容有哪些，然后根據(jù)優(yōu)先級(jí)分配自己的工作時(shí)間和精力。
這樣就可以讓自己做到心中有數(shù)，不僅不會(huì)遺漏重要工作，還會(huì)容易把控節(jié)奏，自信滿滿迎接新一天。
07番茄工作法
就是選擇一個(gè)待完成的任務(wù)，將番茄時(shí)間設(shè)為25分鐘，專(zhuān)注工作，中途不允許做任何與該任務(wù)無(wú)關(guān)的事，直到番茄時(shí)鐘響起，然后在紙上畫(huà)一個(gè)X短暫休息一下（5分鐘就行），每4個(gè)番茄時(shí)段多休息一會(huì)兒。
這樣我們就會(huì)比較容易專(zhuān)注在工作本身，而不容易走神或下意識(shí)地刷手機(jī)。因?yàn)槿说淖⒁饬σ坏┍淮驍?，重新開(kāi)始回到之前的狀態(tài)需要花費(fèi)更長(zhǎng)的時(shí)間。
08將本周或下周待開(kāi)會(huì)議提前發(fā)出邀請(qǐng)
很多人習(xí)慣臨時(shí)抱佛腳，突然發(fā)出邀請(qǐng)召集同事開(kāi)會(huì)，這么做通常效果很差。因?yàn)闆](méi)有提前預(yù)約，同事要么在出差，要么這個(gè)時(shí)間段已經(jīng)被占用。
因此，如果不是特別緊急的會(huì)議，最好提前一周就發(fā)出會(huì)議邀請(qǐng)，提前將被邀請(qǐng)人的時(shí)間固定，也方便他人在空閑時(shí)間段安排其他工作。
另外，發(fā)完會(huì)議邀請(qǐng)也不是萬(wàn)事大吉，你需要在會(huì)議之前1～2天發(fā)個(gè)郵件提醒，以確保大家準(zhǔn)時(shí)出席會(huì)議而沒(méi)有遺忘或發(fā)生時(shí)間沖突。
09提高打字速度
這點(diǎn)特別容易被忽視。我們有時(shí)寫(xiě)報(bào)告或郵件感覺(jué)花費(fèi)時(shí)間太多，可能就是因?yàn)榇蜃炙俣忍?/div>
學(xué)會(huì)盲打而不是邊看鍵盤(pán)邊找字母，不論拼音還是五筆輸入法，都會(huì)大大提高文字輸入效率，幫你節(jié)省不少時(shí)間。
如必要，可以專(zhuān)門(mén)花一段時(shí)間練習(xí)如何提高速度，這真是一勞永逸的事，值得投入時(shí)間練習(xí)。
10整潔有序的辦公桌
將自己的辦公桌收拾得整潔有序，可以幫我們很快找到需要的資料或文件，而不是在用到的時(shí)候毫無(wú)頭緒，翻來(lái)翻去。
除此以外，在一個(gè)雜亂不堪的環(huán)境下工作，人的心情也會(huì)不自覺(jué)變得焦躁不安，哪還能談得上效率和質(zhì)量。
11充分利用午餐時(shí)間進(jìn)行社交
現(xiàn)代人時(shí)間寶貴，不愿過(guò)多占用私人時(shí)間比如晚上或周末進(jìn)行社交，那么充分利用工作午餐時(shí)間和同事聯(lián)絡(luò)感情就變得重要而便捷了。
盡量多和兄弟部門(mén)以及跨部門(mén)同事一起用餐，可以聊些輕松話題，順便談下工作進(jìn)展，彼此如何更好地配合，就顯得順理成章。
經(jīng)常一個(gè)人午餐或者只和要好的幾個(gè)同事午餐，只是單純完成了吃飯這個(gè)任務(wù)，而沒(méi)有賦予任何社交意義，實(shí)屬可惜。
12多跟領(lǐng)導(dǎo)溝通，確認(rèn)需求
我們的工作是否得到認(rèn)可主要取決于領(lǐng)導(dǎo)。
因此，我們需要聽(tīng)清楚領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)、領(lǐng)導(dǎo)的要求和期望是什么，需要什么時(shí)間完成等等。只有確認(rèn)好領(lǐng)導(dǎo)的需求，我們的工作才有方向，才能有的放矢。
在最終完成任務(wù)時(shí)才不會(huì)發(fā)生南轅北轍，吃力不討好的情形。
第三十四屆CIO班招生
國(guó)際CIO認(rèn)證培訓(xùn)
首席數(shù)據(jù)官（CDO）認(rèn)證培訓(xùn)
責(zé)編：content
免責(zé)聲明：本網(wǎng)站（http://www.www.gypb.net/）內(nèi)容主要來(lái)自原創(chuàng)、合作媒體供稿和第三方投稿，凡在本網(wǎng)站出現(xiàn)的信息，均僅供參考。本網(wǎng)站將盡力確保所提供信息的準(zhǔn)確性及可靠性，但不保證有關(guān)資料的準(zhǔn)確性及可靠性，讀者在使用前請(qǐng)進(jìn)一步核實(shí)，并對(duì)任何自主決定的行為負(fù)責(zé)。本網(wǎng)站對(duì)有關(guān)資料所引致的錯(cuò)誤、不確或遺漏，概不負(fù)任何法律責(zé)任。
本網(wǎng)站刊載的所有內(nèi)容（包括但不僅限文字、圖片、LOGO、音頻、視頻、軟件、程序等）版權(quán)歸原作者所有。任何單位或個(gè)人認(rèn)為本網(wǎng)站中的內(nèi)容可能涉嫌侵犯其知識(shí)產(chǎn)權(quán)或存在不實(shí)內(nèi)容時(shí)，請(qǐng)及時(shí)通知本站，予以刪除。
搶沙發(fā)
