缺乏清晰的角色定位，是我們?cè)诼殘?chǎng)上經(jīng)常遇到的問(wèn)題，也是很多事情推進(jìn)無(wú)果的重要原因。
有時(shí)候，明明一個(gè)項(xiàng)目都已經(jīng)規(guī)劃好，甚至連具體的施行過(guò)程都做好了計(jì)劃，但最后還是失敗了。往往這中間很多人都會(huì)錯(cuò)失一個(gè)關(guān)鍵的因素，就是角色定位。
就算計(jì)劃做的再好，如果每一項(xiàng)工作的最終交付人沒(méi)有明確，就很容易出現(xiàn)責(zé)任混亂，互相推諉的情況，最終導(dǎo)致項(xiàng)目流產(chǎn)。
所謂角色思維，是指我們?cè)趫?zhí)行一項(xiàng)工作或任務(wù)的時(shí)候，如何清晰明確各自的角色定位，各司其職，在清晰的職責(zé)范圍內(nèi)，承擔(dān)責(zé)任，完成工作。
舉一個(gè)例子來(lái)說(shuō)。
一家公司的銷售總監(jiān)，召開了一個(gè)會(huì)議，針對(duì)的問(wèn)題是華東地區(qū)如何在這個(gè)季度完成1000萬(wàn)的銷售額。在會(huì)議中大家詳細(xì)討論了產(chǎn)品功能、營(yíng)銷、定價(jià)策略，渠道策略等一系列的內(nèi)容。從過(guò)程和內(nèi)容上來(lái)看，這是一個(gè)卓有成效的會(huì)議。
過(guò)了一周后，銷售總監(jiān)沒(méi)有看到明顯的有進(jìn)展的跡象，就去問(wèn)銷售副總A，A這時(shí)候一臉茫然的問(wèn)，這事是我負(fù)責(zé)的嗎，應(yīng)該是華東區(qū)的老大負(fù)責(zé)吧?
銷售總監(jiān)又去問(wèn)小B關(guān)于渠道的工作，小B說(shuō)這件事應(yīng)該集團(tuán)市場(chǎng)部小C做啊。
最后，發(fā)現(xiàn)這件事情和一周前開會(huì)時(shí)的狀態(tài)一樣，沒(méi)有任何進(jìn)展。
問(wèn)題出在哪里?可能你一眼就看出來(lái)了。顯然，在這個(gè)工作中，大家對(duì)于各自該負(fù)責(zé)的工作完全不清楚，這其中有個(gè)人的問(wèn)題，也有管理者的問(wèn)題。
那該如何避免這樣的情況出現(xiàn)呢?
在這個(gè)案例中，雖然我們看到有職位上的角色，比如銷售副總，營(yíng)銷經(jīng)理等，但是對(duì)于事情本身的完成過(guò)程，卻是缺乏清晰的角色分工的。在職場(chǎng)，這樣的場(chǎng)景每天都在發(fā)生，優(yōu)秀的職場(chǎng)人，那些高效率的人是如何做到不同的呢?
這里要介紹一個(gè)常用的角色思維的工具叫—RACI。
RACI 是由四個(gè)英文單詞的首字母組成。
這四個(gè)英文單詞分別是：
R，代表 Responsible，是負(fù)責(zé)的意思，指這件事情由誰(shuí)來(lái)做，誰(shuí)對(duì)這件事情的執(zhí)行負(fù)責(zé)任。
A ，是英文單詞 Accountable的首字母，指誰(shuí)對(duì)這件事情負(fù)全責(zé)。
C ，是英文單詞 Consultant 的首字母，指誰(shuí)有義務(wù)為這件事情提供咨詢。
I ，是 Inform 單詞的首字母，指這件事情的結(jié)果需要及時(shí)告知誰(shuí)。
RACI工具是一個(gè)非常實(shí)用且有效的決策制定工具，它可以幫助我們定義成員的角色和職責(zé)。RACI的主要目的是消除角色責(zé)任混淆，能夠成功地實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的完成或是產(chǎn)品的交付，也為組織的長(zhǎng)期目標(biāo)做出了貢獻(xiàn)。
那么RACI的適用工作場(chǎng)景都有哪些呢?
1.項(xiàng)目的權(quán)責(zé)不明確，分工不清晰，從而導(dǎo)致任務(wù)執(zhí)行不暢和決定失誤時(shí);
2.工作延遲甚至不能夠完成，個(gè)人或部門的工作負(fù)荷不平均, 需要分析情況調(diào)整狀態(tài);
3.溝通不順暢，部門之間或個(gè)人之間矛盾爭(zhēng)吵激烈;
4.人員組織發(fā)生變化, 為了避免主要的工作進(jìn)度受到影響，要盡快安排好崗位和人員分配時(shí);
5.需要執(zhí)行目前項(xiàng)目之外的任務(wù)時(shí),要確保額外的工作內(nèi)容能夠彈性分配，與日常例行的工作不會(huì)發(fā)生不可調(diào)和的沖突.。
RACI 是一個(gè)可以確定項(xiàng)目實(shí)行過(guò)程中所有元素的工具，為不同部門和個(gè)人的協(xié)作提供了共識(shí)，能夠說(shuō)明清楚“誰(shuí)做，做什么，何時(shí)做”。這對(duì)提升項(xiàng)目和工作的效率和成果質(zhì)量相當(dāng)有益。
RACI使得角色的定位和未來(lái)期望保持一致，這樣就能讓參與項(xiàng)目的個(gè)人行為變得可預(yù)測(cè)，也更有成效。
RACI的設(shè)定過(guò)程如下：
1.確定交付一個(gè)項(xiàng)目所涉及的所有工作和任務(wù)，并按照項(xiàng)目進(jìn)行的先后順序排列任務(wù)把他們填寫在圖表的左側(cè)。
2.確定項(xiàng)目所有參與的人員，把他們都列在圖表的上方。
3.填寫圖表的單元格，確定好誰(shuí)來(lái)付什么責(zé)任，制定好責(zé)任制度。
4.確保每個(gè)任務(wù)都有一個(gè)負(fù)責(zé)任的角色，并對(duì)該任務(wù)的最終交付負(fù)責(zé)。
5.任何任務(wù)都不應(yīng)該有多個(gè)角色來(lái)負(fù)責(zé)，解決好任務(wù)中可能發(fā)生的任何沖突。
6.在項(xiàng)目正式開始之前，和項(xiàng)目的決策者及利益方進(jìn)行商議，討論確定你們的RACI 矩陣。
回到上面那個(gè)例子，在這個(gè)工作中，我們可以清晰看到四個(gè)不同的角色。例如華東地區(qū)的銷售老大是要去完成這1000萬(wàn)的銷售業(yè)績(jī)，所以他扮演的是 R 角色，即負(fù)責(zé)任的角色。
但是這1000萬(wàn)最終的結(jié)果還是由銷售總監(jiān)來(lái)抗，所以銷售總監(jiān)雖然沒(méi)有直接去執(zhí)行這個(gè)工作，但是他要對(duì)這個(gè)任務(wù)的最終結(jié)果負(fù)責(zé)任，也就是A角色。
銷售部門在執(zhí)行這項(xiàng)任務(wù)的過(guò)程當(dāng)中，他可以向財(cái)務(wù)部、產(chǎn)品部或技術(shù)開發(fā)部咨詢。那這些部門在這件任務(wù)執(zhí)行當(dāng)中扮演的角色就是 C 角色。這些部門有義務(wù)在銷售的過(guò)程當(dāng)中提供相應(yīng)的一些支持或幫助。
最終這個(gè)任務(wù)的完成，需要去告知其他相關(guān)部門，第一是市場(chǎng)部，第二是總部的銷售數(shù)據(jù)采集部門，我們要把信息及時(shí)告訴他們，所以這些部門的角色就是I 的角色，即信息被告知的角色。
我們可以看到在這樣一個(gè)任務(wù)的布置過(guò)程當(dāng)中，通過(guò)這樣角色思維的工具，每個(gè)部門或者個(gè)體就會(huì)清楚他們各自在這個(gè)工作當(dāng)中所扮演的是什么角色，以及應(yīng)該履行的是什么樣的工作職責(zé)。
在不同的時(shí)間周期里，管理者或領(lǐng)導(dǎo)者就知道要向誰(shuí)去了解任務(wù)的推行情況，以及當(dāng)這件事情最終沒(méi)有完成時(shí)，其中產(chǎn)生的問(wèn)題是出在哪里。
當(dāng)然，在這個(gè) RACI 工具當(dāng)中，我們看到的還不僅僅是任務(wù)的角色，還可以看出整個(gè)組織架構(gòu)中存在的問(wèn)題。
比如某個(gè)工作缺乏A和R的角色，那這個(gè)任務(wù)就沒(méi)有人去承擔(dān)責(zé)任;同樣，如果一個(gè)工作有兩個(gè)A或者兩個(gè)R，那也會(huì)發(fā)生職責(zé)不清的問(wèn)題，就是三個(gè)和尚沒(méi)水喝的狀況。
另外，當(dāng)我們看到某個(gè)人扮演了太多的 R 和 A 的角色，這說(shuō)明這個(gè)人的權(quán)利可能太過(guò)集中，肩負(fù)的任務(wù)可能太多，這種情況對(duì)于企業(yè)和組織是有風(fēng)險(xiǎn)的，我們應(yīng)當(dāng)讓這個(gè)人去做一些相應(yīng)的授權(quán)。
如果覺(jué)得RACI的組合讓你覺(jué)得記起來(lái)有點(diǎn)困難，也可以通過(guò)下圖來(lái)幫助你理清思路：
只有一個(gè)人對(duì)項(xiàng)目或任務(wù)的結(jié)果承擔(dān)責(zé)任，他們處于最頂層。然后你要安排多少人負(fù)責(zé)各個(gè)分目標(biāo)和環(huán)節(jié)，再安排一個(gè)稍大的小組來(lái)提供咨詢和意見，更大的小組群體會(huì)定期負(fù)責(zé)通知傳遞信息。
通過(guò)上述的案例，我們也可以看到RACI的價(jià)值和優(yōu)點(diǎn)：
1.明確整體目標(biāo)
在項(xiàng)目開始時(shí)創(chuàng)建RACI，可以幫助管理人員或是負(fù)責(zé)人明確未來(lái)的目標(biāo)。參與項(xiàng)目的人員能夠清楚地了解到自己需要完成哪些工作和任務(wù)，以及從何時(shí)何處入手。同時(shí)，通過(guò)RACI的結(jié)構(gòu)設(shè)定，可以了解到誰(shuí)是任務(wù)的最終負(fù)責(zé)人，減少責(zé)任和定位的混淆。
2.減少?zèng)_突
授權(quán)是項(xiàng)目經(jīng)理重要的工作環(huán)節(jié)，項(xiàng)目參與人員眾多，如何去避免人員發(fā)生矛盾和爭(zhēng)斗?
通過(guò)RACI的分工，不同部門和個(gè)體之間的分工比較明確，就能夠更加清楚彼此的職責(zé)范圍和交付責(zé)任，能夠減少由于信息不對(duì)等出現(xiàn)的不了解不信任。一旦出現(xiàn)合作方面的問(wèn)題，可以根據(jù)雙方情況及時(shí)調(diào)整，減少矛盾和沖突。
3.人力結(jié)構(gòu)清晰化
根據(jù)整體目標(biāo)將任務(wù)細(xì)化后，就可以知道完成一個(gè)項(xiàng)目需要多少人力，在哪些環(huán)節(jié)需要人力支持，這樣可以防止出現(xiàn)人員冗余或是人員不足的情況。對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，人力資源的分配也是非常重要的，RACI可以幫助我們將人力結(jié)構(gòu)更加清晰化完整化。
4.合理分配工作量
當(dāng)任務(wù)安排好后，每個(gè)環(huán)節(jié)需要用到多少人，每個(gè)人要承擔(dān)多少責(zé)任也會(huì)變得很清楚。剛開始可能會(huì)出現(xiàn)人力出現(xiàn)分配不均的情況，但我們可以根據(jù)RACI的圖表找到人力分配不合理的地方，調(diào)整每個(gè)人的工作安排和任務(wù)量，防止個(gè)體任務(wù)過(guò)量或是任務(wù)太少的情形出現(xiàn)。
5.幫助員工更好地投入工作
當(dāng)你將每一個(gè)員工的工作和責(zé)任安排好之后，就能降低對(duì)項(xiàng)目的執(zhí)行和流程的混淆程度。反過(guò)來(lái)，這也可以幫助員工減輕壓力，更好地讓他們投入到工作角色中去，因?yàn)樗麄円呀?jīng)確切地知道了他們應(yīng)該負(fù)責(zé)什么，不需要考慮什么。就可以全身心去做自己的事情，而且也不用擔(dān)心需要支持和幫助時(shí)，沒(méi)有人給他們提供。
對(duì)于角色思維來(lái)說(shuō)，我們要意識(shí)到其實(shí)所有的工作都可以用 RACI 表展示出來(lái)，讓工作的職責(zé)更加清晰。
在剛開始使用 RACI 表時(shí)，我們可能需要很清楚地知道 RACI 這幾個(gè)角色分別是誰(shuí)。但當(dāng)你執(zhí)行一段時(shí)間以后，你包括你的成員都會(huì)清楚地知道自己在這個(gè)任務(wù)當(dāng)中的角色，從而培養(yǎng)了整個(gè)團(tuán)隊(duì)的角色意識(shí)。這樣就會(huì)讓我們工作的執(zhí)行效率大大提升。
第三十四屆CIO班招生
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