2008-12-24 13:23:03 來源：萬方數(shù)據(jù)
一、傳統(tǒng)管理信息系統(tǒng)的不適應及瓦解趨勢
?。?）在傳統(tǒng)企業(yè)運作過程中，處于價值鏈各環(huán)節(jié)上的企業(yè)實體的物流、資金流，特別是信息流的流動均受到較為明顯的時空限制，因此參與價值鏈條增值活動的供應商和分銷商日益增多，拉長了生產(chǎn)和消費之間的中間鏈條，也造成了交易成本的增加和缺乏個性的“批量化產(chǎn)品”。而基于網(wǎng)絡和信息技術的現(xiàn)代管理信息系統(tǒng)削減了生產(chǎn)和消費之間的冗余環(huán)節(jié)，價值鏈縮短并虛化，交易成本降低，交易效率明顯提升。
?。?）在傳統(tǒng)商務信息交流中管理層的層次較多，管理成本較高而效率低下，導致對客戶需求及市場變化的反應遲鈍?，F(xiàn)代管理信息系統(tǒng)使信息交流不再受時空限制，企業(yè)內(nèi)部的設計、采購、制造和銷售部門之間信息溝通順暢，界限變得模糊而具柔性，從而降低管理成本，提升對市場的響應速度。
?。?）傳統(tǒng)企業(yè)的信息處理系統(tǒng)實際上是企業(yè)組織管理信息系統(tǒng)的各個功能子系統(tǒng)的簡單拼接，缺乏各子系統(tǒng)之間的橫向交流和信息共享，造成事實上的“信息孤島”。信息技術與信息系統(tǒng)只是產(chǎn)生價值的輔助因素，其本身不是價值的來源。在采用了現(xiàn)代信息系統(tǒng)（如ERP）后， 使各功能子系統(tǒng)（如HRM、CRM、AIS）的信息在整個企業(yè)管理系統(tǒng)中實現(xiàn)無障礙交流與共享，形成“信息大陸”，發(fā)揮使各子系統(tǒng)實現(xiàn)信息對接的平臺作用，信息資源通過聚合、組織、選擇、合成和分配后創(chuàng)造新的價值。
二、重構(gòu)現(xiàn)代管理信息系統(tǒng)對組織管理的影響
基于互聯(lián)網(wǎng)絡和通信技術的現(xiàn)代管理信息系統(tǒng)有助于信息資源在企業(yè)價值鏈內(nèi)部各個活動之間以及各企業(yè)價值鏈之間準確及時地共享，它至少從以下幾個方面對企業(yè)組織管理產(chǎn)生影響：
1． 模糊企業(yè)功能邊界，擴展業(yè)務之間關聯(lián)度
信息系統(tǒng)突破了企業(yè)組織子功能間的信息壁壘，使各功能單元相互靠攏。“毫不相關”的“信息孤島”之間由于計算機、網(wǎng)絡、通訊等信息技術的滲入，而引起技術開發(fā)、原料采購和零部件制造方面共享機會的增加。同時，新的管理理念的運用和現(xiàn)代信息處理技術的介入改變了傳統(tǒng)產(chǎn)品的功能，使之成為更大系統(tǒng)的組成部分，企業(yè)功能部門之間的界限不再涇渭分明。
2． 降低企業(yè)價值鏈間信息通訊成本，減少因信息延遲帶來的損失
現(xiàn)代信息系統(tǒng)和技術使獲取和傳播信息的成本大幅降低，實時交互級的通訊速度極大地提升了企業(yè)對市場需求的敏感度。例如，通過CRM（客戶關系管理）系統(tǒng)，可以加速資金在資金循環(huán)鏈條上的周轉(zhuǎn)效率，提高回款速度。企業(yè)將訂單信息（如合同要素、預計成本、實際成本、交貨進程安排等）存入CRM的計算機數(shù)據(jù)中，并以此為條件，模擬實施物流方案、最佳庫存水平、制造周期、成本水平、不良庫存排空安排等一系列關聯(lián)環(huán)節(jié)，提高客戶需求的滿意度和及時性。這里的關鍵點是將買方和供應商的需求信息直接迅速地反饋到信息控制中心，以便及時預警和控制，不斷修正生產(chǎn)計劃，提高對市場的響應速度，打破傳統(tǒng)系統(tǒng)下因為等級關系而造成的顧客意見上傳困難而形成的信息傳遞瓶頸。再如企業(yè)ERP系統(tǒng)中的JIT（Just In Time）管理思路認為銷售決定生產(chǎn)，生產(chǎn)提示供應，供應引導物流的線路和方式。在這種管理思路的影響下，企業(yè)可以追求到零庫存的最佳效果，而做到這一點，必須有科學完善的管理理念以及現(xiàn)代管理信息系統(tǒng)的高效運轉(zhuǎn)，傳統(tǒng)信息系統(tǒng)是無法實現(xiàn)的。
3． 降低人力資源管理成本，提高企業(yè)學習能力
持續(xù)旺盛的學習能力，是企業(yè)持久保持競爭優(yōu)勢的關鍵。而傳統(tǒng)企業(yè)往往面臨難以抉擇的兩難境地：一方面，擔心人才流失帶來培訓支出的浪費；另一方面，如果不對員工進行培養(yǎng)，提高企業(yè)的“團隊學習能力”，企業(yè)又不可能做到“開拓創(chuàng)新”和“可持續(xù)發(fā)展”，最終喪失曾經(jīng)有過的競爭優(yōu)勢。利用現(xiàn)代信息系統(tǒng)可以幫助企業(yè)在兩者之間做出平衡。首先，可以利用MIS系統(tǒng)建立員工潛力評估檔案，對企業(yè)忠誠度檔案，發(fā)展能力、學習能力檔案等，做到實時監(jiān)控和及時預警。即使員工分散于世界各地，也可以像管理本地企業(yè)那樣，實現(xiàn)組織內(nèi)部的信息零距離共享。
4． 快速實現(xiàn)從“大魚吃小魚”到“快魚吃慢魚”的角色轉(zhuǎn)變
企業(yè)對市場需求變化的反應速度決定了企業(yè)的利潤水平和運作效率，基于互聯(lián)網(wǎng)絡和通信技術的現(xiàn)代管理信息系統(tǒng)可以幫助企業(yè)克服因距離遙遠而帶來的物流不暢和交貨延遲。同時信息系統(tǒng)使企業(yè)組織規(guī)模對空間地域的依賴程度、敏感程度降低，既可使企業(yè)組織擴大甚至實現(xiàn)全球化，也可使它變小，只針對某細分市場進行價值鏈的重建。企業(yè)應用信息系統(tǒng)技術增大了對較大地域空間的控制力，不僅讓自己的有形資產(chǎn)得到更充分的使用，而且企業(yè)的無形資產(chǎn)也能在更大范圍內(nèi)發(fā)揮作用，避免了重復建設和資源閑置，不再扮演“大魚”，而向“快魚”進行角色轉(zhuǎn)變。
三、重構(gòu)現(xiàn)代管理信息系統(tǒng)的實施步驟
現(xiàn)代管理信息系統(tǒng)是一個具有高度復雜性、多元性和綜合性的人機系統(tǒng)，它全面使用現(xiàn)代計算機技術、網(wǎng)絡通信技術、數(shù)據(jù)庫技術以及管理學、運籌學、統(tǒng)計學、模型論和各種最優(yōu)化技術，為經(jīng)營管理和決策服務。這要求構(gòu)建企業(yè)現(xiàn)代管理信息系統(tǒng)要具備系統(tǒng)的思想和遵循一定的步驟。
1． 管理理念建設
在現(xiàn)代企業(yè)制度下開發(fā)建設管理信息系統(tǒng)是一項綜合復雜的系統(tǒng)工程，為了保證未來系統(tǒng)的高效運轉(zhuǎn)，必須對企業(yè)的組織重整和系統(tǒng)再造過程有一個充分的理解和科學規(guī)劃，明確系統(tǒng)再造的目的和未來系統(tǒng)的目標。例如，目標可以定為：通過新系統(tǒng)的實施，使分2/3以上與供貨商的交易借助于新系統(tǒng)；通過CRM的實施，使客戶流失率降低15%；通過ERP的資金電子匯劃子系統(tǒng)，使回款效率提高一倍等。表達不明確的目標如籠統(tǒng)的獲得更多市場份額、較大提高管理水平等，因缺乏量化指標日后難以反饋和考核而應盡量避免。同時，重構(gòu)中的管理信息系統(tǒng)應基于對企業(yè)現(xiàn)有資源和外部環(huán)境的分析，即企業(yè)的這個目標必須是切實可行的（包括技術可行、經(jīng)濟可行、管理可行和環(huán)境可行）。目標確定之后，要由企業(yè)高層通報所有相關人員，使大家統(tǒng)一認識，明確努力的方向。
2． 管理信息系統(tǒng)建設
明確目標和統(tǒng)一認識后便進入管理系統(tǒng)的構(gòu)建階段。信息系統(tǒng)的建設是一個逐步提高的循序漸進過程，下圖是一種有效的信息系統(tǒng)的建設思路，表達了從信息系統(tǒng)的基礎網(wǎng)絡建設到核心和增值業(yè)務的循序延展模式。
信息系統(tǒng)的建設開發(fā)往往采用系統(tǒng)工程的結(jié)構(gòu)化方法，該方法將建設過程分為3個階段：系統(tǒng)分析階段、系統(tǒng)設計階段和系統(tǒng)實現(xiàn)階段。信息系統(tǒng)的成功實施取決于3個因素的統(tǒng)籌安排：第一是前期的系統(tǒng)分析階段，包括諸如對現(xiàn)有業(yè)務流程的初步和詳細調(diào)查，流程瓶頸的分析，業(yè)務流程的整合再造，員工觀念的培訓和轉(zhuǎn)變，技術上的教育和疏導等。理論和實踐都表明，前期分析準備工作越充分，后期風險越小，系統(tǒng)成功的可能越大。第二是以原系統(tǒng)為依托，以確定的新系統(tǒng)目標為開發(fā)方向，創(chuàng)新突出，設計出實用可行而且具備一定前瞻性和靈活度的新系統(tǒng)方案。第三是具體實施已通過的設計方案，選擇優(yōu)秀的實施顧問和技術指導，該顧問或指導必須具備相當?shù)膶I(yè)知識和豐富的系統(tǒng)成功實施的經(jīng)驗，例如專業(yè)機構(gòu)或同行業(yè)中的成功實施企業(yè)。
3． 管理信息系統(tǒng)后續(xù)管理
前期的管理準備和方案分析工作固然重要，但科學完備的后續(xù)管理對系統(tǒng)的成功運行同樣不可或缺。管理信息系統(tǒng)按其在企業(yè)中發(fā)揮的作用可分為3部分：Back Office(后臺)、Front Office(前臺)、No Office(虛擬)。
應針對不同的組成部分實施不同的管理手段。以ERP系統(tǒng)為代表的企業(yè)內(nèi)部信息管理系統(tǒng)，又稱后臺管理系統(tǒng)，包括財務管理、采購管理、庫存管理、生產(chǎn)管理、人力資源管理和項目管理等。它主要用于管理企業(yè)內(nèi)部運營的所有業(yè)務環(huán)節(jié)，并將各業(yè)務環(huán)節(jié)的“信息孤島”聯(lián)結(jié)成“信息大陸”或“信息對接平臺”，而此時后續(xù)管理的主要任務應是保證各種業(yè)務的信息能夠?qū)崿F(xiàn)集成和共享。
以CRM為代表的企業(yè)前臺管理系統(tǒng)實施于企業(yè)的市場、銷售和技術支持等與客戶有關的職能部門。它一方面通過提供更快速和周到的優(yōu)質(zhì)服務吸引和保持更多的客戶，另一方面通過對業(yè)務流程的全面管理降低企業(yè)交易成本，而該系統(tǒng)后續(xù)管理的重點則應是收集、追蹤和分析每一客戶的需求信息（包括現(xiàn)實的和潛在的），同時觀察和解析客戶行為及其對企業(yè)利潤的影響，使企業(yè)與客戶的關系及企業(yè)盈利達到最優(yōu)化。
No Office原意是指虛擬的、無實體的辦公環(huán)境，而放在整個管理信息系統(tǒng)中則是指企業(yè)與企業(yè)間的電子商務B to B系統(tǒng)，它利用更好的方式和技術不斷完善Back Office和Front Office，將企業(yè)與相關業(yè)務伙伴聯(lián)結(jié)成緊密的供應鏈，在經(jīng)濟全球化大市場環(huán)境下實現(xiàn)企業(yè)再造和系統(tǒng)重構(gòu)。
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