OA是什么
OA-Office Automation辦公自動化,是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。小到簡單的電子表格操作方式,大到集信息采集匯總、流程、表單管理、局域共享等多功能為一體的辦公平臺,都屬于OA的范疇?,F(xiàn)在市場上大多數(shù)OA產(chǎn)品功能主要集中在行政辦公領域、信息共享、行政審批事務。其實OA辦公系統(tǒng)是一個模糊的概念,關(guān)于OA辦公系統(tǒng)的描述也在不斷充實,至今還沒有人對其下過最權(quán)威、最科學、最全面、最準確的定義。有的人覺得OA是一種具有中國特色的管理系統(tǒng),但是它正滿足了中國企業(yè)層級眾多、流程復雜的管理特點,只要這種管理模式不發(fā)生改變,那么OA就必然有其存在和發(fā)展的價值。
◆創(chuàng)造數(shù)字化辦公環(huán)境,突破溝通障礙,實現(xiàn)遠程辦公和移動辦公
◆建立企業(yè)內(nèi)部信息統(tǒng)一信息發(fā)布平臺,消除信息混亂
◆加強組織行為管理,監(jiān)控制度執(zhí)行與工作績效,工作任務實時督辦,提高成員的執(zhí)行力
◆實現(xiàn)跨部門流程化協(xié)同工作,加強業(yè)務規(guī)范,提升工作效率
◆提高內(nèi)部資源利用率,實現(xiàn)無紙化辦公,降低辦公與企業(yè)運營成本
◆加強多層次溝通,實現(xiàn)全員參與,成為塑造企業(yè)文化的良好平臺
BPM是什么
BPM-Business Process Management需要對業(yè)務流程的各個環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)進行分析、邏輯判斷、深層處理,并將結(jié)果性數(shù)據(jù)及時反饋到系統(tǒng)里,從而實現(xiàn)對企業(yè)風險管控和運營效率的提升。業(yè)務流程管理是將生產(chǎn)流程、業(yè)務流程、各類行政申請流程、財務審批流程、人事處理流程、質(zhì)量控制及客服流程等70%以上需要兩人以上協(xié)作實施的任務全部或部分由計算機處理,并使其簡單化、自動化的業(yè)務過程。
◆通過持續(xù)的流程監(jiān)控和分析,實時了解正在進行中工作,從而優(yōu)化業(yè)務運營
◆通過強大的協(xié)作能力來加快完成任務
◆通過直觀的監(jiān)管方式來自信地管理變更
◆通過將業(yè)務流程擴展到移動設備,實現(xiàn)更有意義的客戶參與體驗
◆通過將業(yè)務流程與核心企業(yè)系統(tǒng)無縫整合,持續(xù)了解業(yè)務運營情況
OA與BPM的關(guān)系
OA與BPM,旨在使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息,高效地協(xié)同工作,OA在以人為本的高效協(xié)作在中國企業(yè)管理軟件領域?qū)⑵浒l(fā)揮到了極致,成為企業(yè)部署協(xié)同管理的基礎。企業(yè)經(jīng)營管控是對企業(yè)的組織(人)和業(yè)務過程(事)的管控,OA系統(tǒng)重在強調(diào)以個人為中心的信息協(xié)作,自主發(fā)散、行為無序的將信息通過協(xié)作工具進行傳遞和溝通,而BPM則是以端到端為中心的協(xié)作(人與人、人與系統(tǒng)、系統(tǒng)與系統(tǒng)),重視企業(yè)從戰(zhàn)略到執(zhí)行至上而下的流程化、規(guī)范化管理,重視全局的管控模式和不斷優(yōu)化,在管理結(jié)構(gòu)上通常以流程為主線,提倡規(guī)范化、持續(xù)優(yōu)化的績效管理模式。BPM能夠增強OA在管理規(guī)范性和管控方面的不足,由于OA概念定義的邊界模糊,管控觀念和技術(shù)手段缺乏統(tǒng)一,隨著協(xié)同市場的成熟,在未來可能會被作為BPM整體解決方案的一部分融合其中,繼而BPM將進一步完善協(xié)同管理理念,BPM技術(shù)將成為未來協(xié)同產(chǎn)品的核心技術(shù),成為企業(yè)跨組織、組織內(nèi)、跨部門、部門內(nèi)、個人的統(tǒng)一協(xié)作流程管控平臺。
OA與BPM的不同點
概念不同
辦公自動化是指辦公人員利用現(xiàn)代科學技術(shù)的最新成果,借助先進的辦公設備,實現(xiàn)辦公活動科學化、自動化,其目的是通過實現(xiàn)辦公處理業(yè)務的自動化,最大限度地提高辦公效率,改進辦公質(zhì)量,改善辦公環(huán)境和條件,輔助決策,減少或避免各種差錯和弊端,縮短辦公處理周期,并用科學的管理方法,借助各種先進技術(shù),提高管理和決策的科學化水平。
從企業(yè)信息系統(tǒng)的角度來看,辦公自動化系統(tǒng)、事務處理系統(tǒng)和決策支持系統(tǒng)等都是常見的企業(yè)信息系統(tǒng),但這些系統(tǒng)并沒有加入流程的因素,只是用來幫助員工更好地完成某些特定的任務。工作流系統(tǒng)的出現(xiàn)使得整個流程的自動流轉(zhuǎn)或自動執(zhí)行成為可能,但是工作流一般只解決生產(chǎn)流程層的問題,與企業(yè)的計劃和戰(zhàn)略決策還存在一定的脫節(jié)。另外,隨著企業(yè)業(yè)務流程向企業(yè)外部(供應商和客戶)延伸,傳統(tǒng)的工作流系統(tǒng)無力解決跨企業(yè)的流程集成問題。基于以上原因,面向企業(yè)的業(yè)務流程管理解決方案由此應運而生。
適用企業(yè)對象不同
OA系統(tǒng)主要是面向企業(yè)內(nèi)部,因產(chǎn)品的不同,適用于各大、中、小型企業(yè)。而BPM系統(tǒng)是中、大型企業(yè)業(yè)務信息化的首選,同時也不僅僅局限于企業(yè)內(nèi)部,可實現(xiàn)跨應用、跨部門、跨合作伙伴與客戶的企業(yè)運作。
功能差異
現(xiàn)在市場上大多數(shù)OA產(chǎn)品功能主要集中在行政辦公、信息共享、行政審批事務等領域。部分OA系統(tǒng)也涉及到信息采集匯總、流程、表單管理等,OA只能作為一個多功能為一體的辦公平臺來使用,對于業(yè)務全方面的處理和分析還不夠深入。BPM需要對業(yè)務流程的各個環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)進行分析、邏輯判斷、深層處理,并將結(jié)果性數(shù)據(jù)及時反饋到系統(tǒng)里,從而實現(xiàn)對企業(yè)風險管控和運營效率的提升。BPM在梳理過程中需要使用大量數(shù)據(jù),這就使得BPM與數(shù)據(jù)庫的交互非常頻繁,對數(shù)據(jù)庫技術(shù)和大小的要求較高。
BPM系統(tǒng)從本質(zhì)上就是對業(yè)務流程進行梳理。BPM需要對業(yè)務流程的各個環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)進行分析、邏輯判斷、深層處理,并將結(jié)果性數(shù)據(jù)及時反饋到系統(tǒng)里,從而實現(xiàn)對企業(yè)風險管控和運營效率的提升。BPM在梳理過程中需要使用大量數(shù)據(jù),這就使得BPM與數(shù)據(jù)庫的交互非常頻繁,對數(shù)據(jù)庫技術(shù)和大小的要求較高,因此BPM在處理數(shù)據(jù)方面是普通的OA系統(tǒng)難以比擬的。OA系統(tǒng)更多地運用小型數(shù)據(jù)庫實現(xiàn),BPM則是運用市場內(nèi)主流的大型數(shù)據(jù)庫。
OA與BPM的發(fā)展趨勢是什么樣
技術(shù)
歷經(jīng)三十年的變遷,OA技術(shù)路線,從Domino、Php、.Net,JAVA一路走起,到現(xiàn)在NET、JAVA已經(jīng)成為主流OA產(chǎn)品的首選技術(shù)平臺路線。BPM的經(jīng)過了十幾年的發(fā)展,已經(jīng)歷經(jīng)幾個開發(fā)語言的,JAVA與.net是最受企業(yè)歡迎的開發(fā)語言。在技術(shù)路線上,OA與BPM都是異曲同工。B/S模式的客戶端+移動應用集成也成為兩者共同的標準。
應用
隨著企業(yè)的不斷發(fā)展,組織迫切需要一個可以實現(xiàn)內(nèi)外資源整合的高效的信息系統(tǒng),從而提升其管理水平。OA發(fā)展到現(xiàn)在,其內(nèi)涵已經(jīng)發(fā)生了根本的轉(zhuǎn)變,從最初的文檔管理發(fā)展成為企業(yè)的信息化中心平臺,可以說是完成了從一個士兵到將軍的轉(zhuǎn)變。
企業(yè)的內(nèi)部運營效率低,急需提高流程的效率。許多CIO認為,其中很重要的原因是由于企業(yè)流程拉的太長、不合理所致。如何提高企業(yè)的運作效率、進行流程優(yōu)化,是眼下相當多的轉(zhuǎn)型企業(yè)迫切需要思考的課題。
很多企業(yè)都是上線很多套系統(tǒng)后出現(xiàn)信息孤島,這時候,OA與BPM的區(qū)別也體出來了,OA系統(tǒng)只能作為企業(yè)內(nèi)部事務辦公的一個平臺來使用,但BPM作為一個業(yè)務流程管理系統(tǒng),企業(yè)先行上線BPM對于整個企業(yè)的流程梳理是非常有必要的。BPM就是一個交通樞紐,可以收集內(nèi)部數(shù)據(jù),實現(xiàn)流程跟蹤,可以將各信息化系統(tǒng)打通,實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。
企業(yè)應如何選擇
OA與BPM的平臺都是個工具,工具怎么用是和企業(yè)運營實際相關(guān)的。判斷一種系統(tǒng)是否適合自己,還是要根據(jù)自己的實際需求和情況出發(fā),這是一個比較系統(tǒng)的工程。比如你需要的是把日常辦公流程信息化,還是要把核心業(yè)務流程信息化,還是實現(xiàn)二者的集成,你的流程管理現(xiàn)狀和目標是什么,還要考慮實施、服務和成本等等,根據(jù)自己的實際需求來選擇合適的工具。
BPM的核心價值在于流程的梳理和優(yōu)化,而OA的核心價值在于以工作流為核心的綜合性協(xié)同辦公管理。OA的優(yōu)勢在于靈活、簡便、低成本、全面性,BPM的優(yōu)勢在于流程管理的專業(yè)性,尤其是流程建模方面。
通常情況下由項目的目的和需求來決定選項,建議如下:
以下需求特征的客戶通常選擇OA:
1.老板的目標是解決異地網(wǎng)絡審批、加快審批速度,重速度;
2.企業(yè)的管理相對比較粗放、信息管理系統(tǒng)少或水平低,暫無心精細化管理;
3.沒有專門的IT部門,由行政或后勤部門代替。
以下需求特征的客戶通常選擇BPM:
1.高層領導有精細管理的愿望,有流程管理專員或部門;
2.已有OA、CRM、ERP、PDF等2個以上應用系統(tǒng),有數(shù)據(jù)共享和互動需求;
3.有比較成熟的流程管理體系,企業(yè)部門、崗位責任清晰,有流程落地想法;
4.有專業(yè)IT部門或團隊,有管理系統(tǒng)建設或維護能力或有清晰的IT規(guī)劃。
或者
有多個比較個性化信息系統(tǒng)建設需求,如想上OA、客戶管理、人事管理等系統(tǒng)的想法,但市面上成熟產(chǎn)品不能較好地滿足企業(yè)特色或個性化需求。
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責編:yulina
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