企業(yè)資源計劃(enterprise resource planning system)系統(tǒng)通過將不同的系統(tǒng)和服務(wù)捆綁在一起而獲得業(yè)務(wù)效率。但是如果你不注意這些早期警告信號，ERP實施可能會迅速變成災難。
企業(yè)資源規(guī)劃(ERP)系統(tǒng)將來自不同部門的軟件和服務(wù)整合到一個有凝聚力的、協(xié)作的整體中。企業(yè)依靠ERP系統(tǒng)來保持業(yè)務(wù)運作順利。沒有ERP實施來協(xié)調(diào)采購、客戶訂單、金融交易等等，現(xiàn)代企業(yè)將在效率上大幅倒退。
但是，ERP系統(tǒng)的整合本質(zhì)使其難以維護和更新。很多ERP系統(tǒng)已經(jīng)過時或需要重大改進。此外，很多謀求成本節(jié)約和靈活性的組織正在考慮將其ERP需求遷移到云端。所有這些因素使得ERP系統(tǒng)成災的時機成熟。
我們聯(lián)系到經(jīng)驗豐富的ERP顧問來發(fā)現(xiàn)能表明你的ERP項目瀕臨重大問題邊緣的早期警告信號。ERP項目的大范圍往往意味著今天的警告信號可能不會在幾個月的時間內(nèi)出現(xiàn)，所以要仔細檢查并預測正在醞釀中的ERP災難。
你做出了技術(shù)大躍進
雖然消費者可能會在發(fā)布后立即購買最新的智能手機，但大多數(shù)組織在采用新技術(shù)之前都不慌不忙。這對于ERP尤為重要。
位于伊利諾斯州的咨詢公司W(wǎng)est Monroe Partners的Michael Hughes說：“如果你是新的ERP技術(shù)的早期采用者，你可能面臨更大的挑戰(zhàn)。如果你的ERP在版本上遠遠落后于你計劃采購的版本，那么你也可能在轉(zhuǎn)型中遇到挑戰(zhàn)。”
如果這些情況中的任何一種符合你的情況，并且你沒有相應(yīng)地調(diào)整你的計劃和預算前提，那么可能會面臨災難。
你忽視了業(yè)務(wù)的參與
技術(shù)和業(yè)務(wù)部門常常難以達成一致是一個骯臟的秘密。當提到ERP項目，沒有什么不和諧比這更夸大了。
“技術(shù)咨詢公司Cloud Technology Partners副總裁兼首席架構(gòu)師Ed Featherston表示：“沒有進展完美的ERP項目——瑕疵和問題在所難免。如果你與業(yè)務(wù)有很強的接觸，你可能會在解決問題時被原諒。另一方面，如果你忽略了用戶的參與，則在出現(xiàn)問題時不難預料到抵制和抗議。”
換句話說：你的員工技能可能是ERP項目中最大的資產(chǎn)或負債。你對受影響的用戶的共鳴大有裨益。
Featherston補充道：“吸引用戶的最好方法之一就是直接解釋ERP變化如何影響他們的日常工作。如果用戶不得不猜測，他們很可能會抵制，因為人性傾向于抵制變化。”
你高估了云端的人力節(jié)約
多年來，成本節(jié)約和靈活性一直是云服務(wù)的關(guān)鍵賣點。但是依靠節(jié)約——尤其是人力節(jié)約——那么在云中進行ERP時，它會讓你不得安寧。
West Monroe Partners的休斯說：“有些組織希望遷移到云端將意味著不再需要流程所有者和其他內(nèi)部支持，無論是云還是內(nèi)部部署。ERP仍然需要內(nèi)部治理和支持。”事實上，如果你的ERP項目正在開發(fā)新的功能，你可能需要分析和相關(guān)功能的額外支持，無論這些功能在哪里。
當你開發(fā)ERP項目的業(yè)務(wù)案例時，以懷疑論的方法評估成本削減的主張?？赡苡腥苏J為由于遷移到云端時ERP的效率改善可能會導致部門的員工被淘汰，但這個分析可能是基于過時的工作職責說明文件。事實上，你的業(yè)務(wù)用戶可能更加依賴于他們的ERP支持人員的參與。
你的項目需求是高層次且模糊的
所有項目的基本原則都很重要，包括ERP升級、增強和過渡。在這里，搞清楚需求階段是關(guān)鍵。
Hughes說：“當我看到對ERP項目的不當需求時，我料想在項目后期會遇到問題。產(chǎn)生不滿和相關(guān)問題的可能性增加了。一開始就花時間進行商業(yè)分析才是解決問題之道。如果ERP系統(tǒng)必須解決多個用戶群體的需求，也要花時間來解決這些需求。
強烈的需求也使申報成功的項目變得容易。Cloud Technology Partners 的Featherston說“如果你有這樣的需求，比如‘使財務(wù)部門的工作更輕松’，很難知道你是否實現(xiàn)了這一成果。”盡管如此，他補充說：“高層次的成功定義繼續(xù)被使用。”
你冒著依賴傳統(tǒng)技術(shù)的風險
一些ERP項目只是專注于維護傳統(tǒng)系統(tǒng)，不論這是好是壞，很不幸地，通常是壞的。
畢馬威(KPMG)的國家企業(yè)解決方案網(wǎng)絡(luò)的負責人Rick Cimino表示：“我知道一個正在脫離基于Cobol的定制解決方案的組織。多年來，他們資助當?shù)匾凰髮W繼續(xù)提供Cobol培訓，以便他們可以繼續(xù)招聘員工。”他補充說：“在這種情況下，轉(zhuǎn)向像甲骨文這樣的新型ERP技術(shù)有巨大的事業(yè)利益。IT專業(yè)人員獲得這些領(lǐng)域的技能將在公司和其它機構(gòu)變得更有價值。”
這個案例強調(diào)某些類型的ERP努力可能會增加風險。例如，為擴展支持支付額外費用是一個警告信號，這表明你的系統(tǒng)還停留在過去。除了招聘人才方面的挑戰(zhàn)之外，繼續(xù)使用傳統(tǒng)系統(tǒng)會使你面臨更大的網(wǎng)絡(luò)安全風險。
你允許太多例外
如果你長時間在一個大型組織，你必然會遇到數(shù)量可觀的例外請求。這通常是薄弱的治理流程引發(fā)的結(jié)果，它最終可能會破壞你的ERP系統(tǒng)。
Hughes說：“缺乏對ERP做出決策的治理流程會令人沮喪并導致拖延。”他說：“以采購訂單或費用為例。你設(shè)計了一個標準流程，然后遇到出現(xiàn)執(zhí)行或特殊情況的情況。如果這些請求是以特殊的方式處理的，那么你可能會遇到問題，因為用戶會認為他們可以得到任何他們想要的例外。”
開發(fā)一個ERP治理過程不需要涉及多層次的官僚主義。建立一個經(jīng)常性的業(yè)務(wù)和技術(shù)決策者委員會審查異常請求就是一種方法。通過這個過程，你可以使系統(tǒng)免受不相關(guān)或麻煩的問題的拖累。如果你有現(xiàn)成的項目治理小組，可考慮要求其中一些委員會成員繼續(xù)服務(wù)。
你經(jīng)常依賴Excel進行變通
Microsoft Excel可能是世界上規(guī)模最大的非正式ERP系統(tǒng)。但是，如果用戶經(jīng)常使用Excel進行分析，那么你的ERP項目有問題。以Excel作為通用的變通方法可能表明你的報告和數(shù)據(jù)未以用戶友好的方式設(shè)置。用戶還可能需要檢查來自多個服務(wù)的數(shù)據(jù)以實現(xiàn)其目標。為了解決這個問題，問問用戶每個月或每個季度會定期更新和優(yōu)化哪些Excel文件。這將有助于你確認ERP的改進機會。
你已經(jīng)成為閃光對象綜合征(shiny object syndrome)的犧牲品
在技術(shù)行業(yè)，很容易對新的工具和系統(tǒng)感到興奮。為組織確定高價值的技術(shù)機會是首席信息官這個角色的重要功能。但是，抓住最新技術(shù)的趨勢有可能使你的ERP項目降低效率。
“讓技術(shù)推動這個過程是一個錯誤。Featherston說：“我看到很多公司通過關(guān)注產(chǎn)品的功能來啟動大型項目。所幸的是，技術(shù)供應(yīng)商開始幫助解決這個問題?，F(xiàn)在很少有廠商聲稱新產(chǎn)品可開箱即用。”
與這種趨勢抗爭需要改變心態(tài)。
Featherston說：“避免閃光對象綜合癥需要付出一些努力。我建議將技術(shù)視為驅(qū)動你獲得業(yè)務(wù)成果的工具。如果你記住這一點，你更有可能與業(yè)務(wù)用戶的需求保持關(guān)聯(lián)。”
你已將合規(guī)性視為事后想法
現(xiàn)代企業(yè)對速度的需求往往是技術(shù)項目的重中之重。但是在合規(guī)性上敷衍了事可能會讓你不得安寧。
Featherston表示：“如果你讓一個ERP項目負責接受‘現(xiàn)在把項目完成，我們稍后就能解決合規(guī)性問題’這樣的觀點，你可能會遇到問題。在高度受管制的行業(yè)，例如金融服務(wù)、健康和制藥以及能源領(lǐng)域，忽視合規(guī)性需求的代價尤其高昂。坦率地遵循合規(guī)性和其它管制職能將有助于徹底防止合規(guī)性問題突然出現(xiàn)。
你已將本機構(gòu)的設(shè)想帶入云端
為了ERP云的過渡能夠成功，IT領(lǐng)導者需要重新考慮他們已經(jīng)建立的做事方式。畢竟，遷移是很重要的，你的本地戰(zhàn)略在云中是不夠用的。
畢馬威的Cimino表示：“對于內(nèi)部部署的ERP實施，我估計大多數(shù)公司正在使用70%的現(xiàn)成配置，30%的定制。這在云ERP模式中不管用。大多數(shù)云ERP阻止廣泛的定制，因為它們就是為標準化的使用方式而生，以便促進供應(yīng)商更新。”
主導成功的企業(yè)級技術(shù)項目是IT領(lǐng)導者的關(guān)鍵能力。如果你已經(jīng)將這一系列技能發(fā)展到一個高水平，你的責任就不會在那里結(jié)束。IT組織里的其他管理人員和新起之秀怎么樣呢?他們需要主導大型項目的機會。無論你是升級ERP還是改善網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)架構(gòu)，增加員工和交付項目一樣重要。
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責編：yulina
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