一、在選擇過(guò)程中忽略重要的云屬性
企業(yè)在購(gòu)買整合系統(tǒng)時(shí)要面對(duì)一系列的挑戰(zhàn)性，除了要理解公司行為方式和原因以外，還需要有考慮到其他因素。如果忽略了某個(gè)流程或要求，那么在這個(gè)步驟沒(méi)有發(fā)生問(wèn)題時(shí)系統(tǒng)可以順利運(yùn)行，一旦出現(xiàn)問(wèn)題就會(huì)產(chǎn)生負(fù)面影響。
企業(yè)在選擇云ERP系統(tǒng)時(shí)，尤其如此。ERP系統(tǒng)的處理流程是永久性的，活躍的處理鏈每一天都要不停地輸入存貨清單、輸出AP，還要對(duì)信息進(jìn)行分析?？上o(wú)論多小心，由于多種原因，公司在選擇ERP系統(tǒng)時(shí)還是會(huì)犯錯(cuò)，所以在鑄成大錯(cuò)之前，一定要好好思考下面這些潛在的問(wèn)題。
●可擴(kuò)展性
要成功實(shí)施云ERP，很大程度上需要依賴公司的數(shù)據(jù)粒度（data granularity），以及計(jì)劃實(shí)施的速度。
我們需要關(guān)心的問(wèn)題很多也很有深度。云ERP系統(tǒng)中的每個(gè)因素都與公司成長(zhǎng)模式有關(guān)。如果你購(gòu)買的系統(tǒng)不能靈活地應(yīng)對(duì)業(yè)務(wù)擴(kuò)張，就很可能會(huì)影響到公司的發(fā)展。在公司的運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，云ERP的一大優(yōu)勢(shì)是其固有的可擴(kuò)展性，所以在這方面你就更加不能犯一點(diǎn)錯(cuò)誤。
●速度
對(duì)于那些只使用一或兩個(gè)云ERP模型的小型企業(yè)來(lái)說(shuō)，或許不必將數(shù)據(jù)的輸出速度視為一種挑戰(zhàn)。
但是隨著公司的發(fā)展，他們要從接收原始數(shù)據(jù)開(kāi)始，不斷地完善自己的流程鏈，因此有效信息的傳遞就會(huì)變得非常重要。但是ERP系統(tǒng)或許無(wú)法靈活應(yīng)對(duì)這種迅速的發(fā)展，同樣，其也無(wú)法適應(yīng)全部數(shù)據(jù)在云端和公司之間的傳遞。
●復(fù)雜性
所有云ERP系統(tǒng)都非常復(fù)雜，其復(fù)雜性取決于合作客戶何時(shí)、何地、如何對(duì)信息進(jìn)行傳遞和管理。如果你的公司選擇了一款很容易使用的云ERP，隨著公司規(guī)模的逐漸擴(kuò)大，系統(tǒng)就無(wú)法提供足夠的功能。
●可靠性
企業(yè)系統(tǒng)的可靠性決定了其使用效果，ERP系統(tǒng)尤其如此。其中的原因很簡(jiǎn)單，ERP系統(tǒng)和其操作原理可以提供很大的知識(shí)價(jià)值，公司會(huì)依靠一個(gè)或多個(gè)云ERP模塊為其提供信息。但是如果在云ERP的停工期，公司突然發(fā)現(xiàn)自己錯(cuò)失了關(guān)鍵性信息，業(yè)務(wù)鏈就會(huì)被破壞，并且會(huì)損害必要的周期性收益，甚至造成更壞的影響。
二、無(wú)法正確計(jì)算TCO（總體擁有成本）
在使用云ERP系統(tǒng)的過(guò)程中，無(wú)法完全理解TCO會(huì)影響公司的償付能力。如果一家公司不理解或不關(guān)注云ERP的TCO帶來(lái)的成本壓力，就很可能會(huì)損失一定的資金，而且到年底核算時(shí)才會(huì)發(fā)現(xiàn)。
云EPR合同條款和條件可能包括很多不夠明顯的財(cái)務(wù)成本，在企業(yè)中很容易被忽視。如果使用云ERP，企業(yè)的管理費(fèi)用也會(huì)增加，一些企業(yè)很難負(fù)擔(dān)得起每個(gè)月的費(fèi)用。項(xiàng)目經(jīng)理甚至可能會(huì)一想到云ERP的TCO所需的成本就會(huì)徹夜難眠。
●直接影響
在ERP的所有成本中，位于成本食物鏈的頂端的TCO是最明顯的也最難處理的。所以一直以來(lái)，由于實(shí)在是過(guò)于明顯，TCO通常是通過(guò)估計(jì)而非細(xì)致的計(jì)算得出的。
如果你的云項(xiàng)目的操作基礎(chǔ)是傳統(tǒng)EULA（最終用戶許可協(xié)議），負(fù)責(zé)人很難去花時(shí)間仔細(xì)閱讀并完全理解一份印刷精美的云安裝協(xié)議。
當(dāng)產(chǎn)品很有效時(shí)，很多人也不會(huì)去關(guān)注系統(tǒng)供應(yīng)商定期發(fā)布的關(guān)于增加成本的通知。也就是說(shuō)，即使TCO每年增長(zhǎng)四次，負(fù)責(zé)人也未必會(huì)知道。
●間接影響
另一種云ERP的TCO也值得一提，即支撐和提高云ERP效率所需的成本，因?yàn)樵艵RP的服務(wù)協(xié)議是統(tǒng)一定價(jià)的，這些成本就經(jīng)常會(huì)被忽略。
以基礎(chǔ)架構(gòu)成本為例，很多負(fù)責(zé)人都無(wú)法準(zhǔn)確計(jì)算出完善本地基礎(chǔ)架構(gòu)所需的成本，如在計(jì)算TCO時(shí)，需要考慮到有線及無(wú)線結(jié)構(gòu)的擴(kuò)建、路徑的擴(kuò)張以及網(wǎng)關(guān)矩陣。
其實(shí)這是一個(gè)很簡(jiǎn)單的問(wèn)題，要看上述那些擴(kuò)張成本與ERP是否有關(guān)，如果有關(guān)，以上成本就應(yīng)該計(jì)入到ERP的TCO中，無(wú)論是否與云平臺(tái)本身有關(guān)，企業(yè)管理者應(yīng)該確保自己能夠知道企業(yè)的資金流向了哪里。
●附加影響
就像間接系統(tǒng)成本會(huì)影響云ERP的TCO那樣，附加的技術(shù)因素也會(huì)產(chǎn)生相似的影響。在基礎(chǔ)架構(gòu)內(nèi)部的每個(gè)角落都會(huì)產(chǎn)生這種成本，包括云、SaaS部件、企業(yè)硬件、本地化軟件或是安全或低級(jí)使用系統(tǒng)等中間件。同樣，如果這些項(xiàng)目屬于ERP項(xiàng)目，就應(yīng)該被計(jì)入云ERP的TCO中。
●成本蠕變（Cost Creep）
成本蠕變或許是最普遍也是最容易被負(fù)責(zé)人忽略的TCO，對(duì)云ERP系統(tǒng)的TCO產(chǎn)生的影響也是最為負(fù)面的。原因之一是，大多數(shù)SaaS成本都非常微小，或許每次只需支付1-10美元。與那些更重要的成本比起來(lái)，這些完全不值一提，但是卻真的可能為負(fù)責(zé)人的決策造成困難。
三、忽略云ERP的網(wǎng)絡(luò)連接情況
使用本地部署系統(tǒng)時(shí)需要關(guān)注網(wǎng)絡(luò)連接和可用寬帶的問(wèn)題，使用云ERP時(shí)當(dāng)然也是如此，由于這些系統(tǒng)在完成工作時(shí)完全依賴外部處理，系統(tǒng)的每一點(diǎn)改進(jìn)都會(huì)對(duì)ERP的聯(lián)網(wǎng)提出新的要求，所以在完善系統(tǒng)時(shí)，預(yù)算也應(yīng)該同時(shí)提高。
●發(fā)布前及上線處理
產(chǎn)品在發(fā)布前對(duì)寬帶的要求是最低的，而且是周期性的。在這個(gè)階段，首要目標(biāo)是提高由產(chǎn)品整體能力決定的可依賴性，而不是ERP的事務(wù)處理能力。
所以ERP的規(guī)劃要非常謹(jǐn)慎，無(wú)論何時(shí)，風(fēng)險(xiǎn)管理人員都要擦亮雙眼，確保云ERP系統(tǒng)能夠持續(xù)運(yùn)作。
但是一旦結(jié)束了發(fā)布前階段，企業(yè)就要準(zhǔn)備上線了，此時(shí)強(qiáng)大的寬帶就變得非常重要。可惜很多ERP項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人都忽略了這一點(diǎn)，所以ERP的上線才不那么順利，進(jìn)而花費(fèi)會(huì)超出預(yù)算，產(chǎn)生更多額外的困難。
●寬帶需求預(yù)測(cè)
一旦企業(yè)系統(tǒng)，尤其是云ERP系統(tǒng)開(kāi)始全力運(yùn)作，寬帶就會(huì)變得非常重要，多數(shù)網(wǎng)絡(luò)連接合同提供的報(bào)價(jià)不止一種，只要流量能夠維持在一定范圍內(nèi)就可以。但是企業(yè)一旦未能準(zhǔn)確預(yù)測(cè)自己的聯(lián)網(wǎng)需求，超出部分的流量費(fèi)用也是很巨大的，企業(yè)的支出也會(huì)因此大大超出預(yù)期。
為解決這個(gè)問(wèn)題，企業(yè)可以簽訂多年的寬帶合同。首先服務(wù)供應(yīng)商會(huì)為一次性支付多年費(fèi)用的企業(yè)提供一定折扣。在進(jìn)行協(xié)商的時(shí)候需要一次性考慮到公司幾年內(nèi)需要的寬帶情況。
這些都需要對(duì)ERP有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?guī)劃，需要風(fēng)險(xiǎn)管理人員擦亮雙眼確保ERP系統(tǒng)的運(yùn)作。也需要定期測(cè)量及進(jìn)行操作測(cè)試，否則公司的云ERP聯(lián)網(wǎng)能力會(huì)制約ERP功能的發(fā)揮。
四、未能選擇恰當(dāng)?shù)姆?wù)組合
現(xiàn)在的云ERP供應(yīng)商為了確保產(chǎn)品的發(fā)布、運(yùn)營(yíng)和維護(hù)都能實(shí)現(xiàn)最高水平，會(huì)提供各種不同等級(jí)的服務(wù)。但是就像規(guī)模問(wèn)題會(huì)對(duì)ERP實(shí)施造成困難一樣，云ERP服務(wù)等級(jí)的問(wèn)題也會(huì)導(dǎo)致收入的損失或是額外的運(yùn)營(yíng)成本。
要更好地理解當(dāng)前的云服務(wù)等級(jí)，可以閱讀以下現(xiàn)在市場(chǎng)總體上接受的觀點(diǎn)。
●云ERP服務(wù)組合的選擇
協(xié)議有以下幾個(gè)特點(diǎn)：商務(wù)分析、運(yùn)營(yíng)評(píng)定、系統(tǒng)購(gòu)買研究及評(píng)估和端對(duì)端路線圖開(kāi)發(fā)。下一步發(fā)展將包含「核心整合」組合，這類組合會(huì)更加技術(shù)性、以開(kāi)發(fā)為導(dǎo)向，操作任務(wù)包括端對(duì)端數(shù)據(jù)繪圖、企業(yè)平臺(tái)識(shí)別、分析及遷移、運(yùn)營(yíng)實(shí)施、企業(yè)上線、模塊及附屬系統(tǒng)整合、發(fā)布前測(cè)試及QA、支持及維護(hù)以及定期更新。
一旦開(kāi)始運(yùn)行云ERP，就可以使用服務(wù)組合，主要包括供應(yīng)商托管、定制化開(kāi)發(fā)、BPO分析、大數(shù)據(jù)以及移動(dòng)化整合。
在每個(gè)案例中，云ERP的規(guī)模和復(fù)雜性在公司的成本管理和運(yùn)營(yíng)決策中起到了很重要的作用。如果做出了錯(cuò)誤的選擇，你就需要花更多錢了。
●決定如何實(shí)施服務(wù)組合
在發(fā)布階段，如果你購(gòu)買了云ERP服務(wù)組合，就應(yīng)該明白ERP系統(tǒng)的可行性就取決于你企業(yè)的情況。所以如果你經(jīng)營(yíng)的是一家小型商店，技術(shù)資源有限，就一定要進(jìn)行事前分析，否則在之后的經(jīng)營(yíng)中會(huì)增加很多成本。
中級(jí)云ERP服務(wù)組合中，包括大部分發(fā)布前和發(fā)布后測(cè)試以及起始要素，但是組合成本與服務(wù)的深度有關(guān)。一旦系統(tǒng)變成熟，擁有了密集的數(shù)據(jù)，并從每日的使用過(guò)程中總結(jié)出了操作特點(diǎn)，系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和服務(wù)組合就會(huì)非常關(guān)鍵。
●制定更好的計(jì)劃
長(zhǎng)期使用ERP系統(tǒng)有利于制定更好的計(jì)劃，并從中產(chǎn)生更多機(jī)會(huì)，幾乎在所有案例中都是如此。計(jì)劃的最后一個(gè)階段應(yīng)該涉及到企業(yè)如何有效經(jīng)營(yíng)。
如果你選擇的云ERP服務(wù)組合是正確的，云系統(tǒng)的擴(kuò)張就應(yīng)該是順其自然的。但是如果你沒(méi)有認(rèn)真挑選云ERP，那么你的成本或許會(huì)遠(yuǎn)超出想象。
五、未能開(kāi)發(fā)出修復(fù)計(jì)劃
ERP錯(cuò)誤修復(fù)系統(tǒng)是指在系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)運(yùn)行的一系列任務(wù)。制定計(jì)劃時(shí)可以依據(jù)一些有效的基本計(jì)劃，每家企業(yè)和每個(gè)ERP系統(tǒng)的實(shí)施都是有所不同的，所以在制定計(jì)劃時(shí)需要客觀地進(jìn)行思考。制定了失敗的計(jì)劃或是沒(méi)有仔細(xì)制定，都會(huì)造成收入的損失，因?yàn)槟阈枰ニ伎甲约壕烤挂鍪裁础?/span>
在可能發(fā)生錯(cuò)誤時(shí)，需要首先做好最壞的打算，然后再采取以下措施：
●確定威脅類型
確定你的ERP系統(tǒng)可能出現(xiàn)的最大問(wèn)題是什么，比如系統(tǒng)完全掉線，但是產(chǎn)品必須要繼續(xù)運(yùn)行；然后運(yùn)行各種任務(wù)恢復(fù)運(yùn)行，再重新加載數(shù)據(jù)。之后再運(yùn)行一些從屬的功能，如發(fā)票和會(huì)計(jì)，以及其他各管理系統(tǒng)。
這如我所說(shuō)，每家企業(yè)都是不同的，所以在你的公司最重要的或許是發(fā)票功能。在決定各功能排序時(shí)，要認(rèn)真思考之后確定自己做出的決定是否正確，否則你就要浪費(fèi)時(shí)間在錯(cuò)誤的事情上。
●建立失敗樹(shù)
這是很實(shí)用的，上文提到的那些問(wèn)題，我們有必要建立一個(gè)錯(cuò)誤修復(fù)樹(shù)。大體上，公司應(yīng)該遵從以下步驟：
確定交流計(jì)劃
確定問(wèn)題發(fā)生時(shí)應(yīng)該聯(lián)系的人，列出名單
以各類資源為基礎(chǔ)，針對(duì)對(duì)問(wèn)題的回應(yīng)創(chuàng)建指導(dǎo)。
針對(duì)每個(gè)人所負(fù)責(zé)的修復(fù)領(lǐng)域作出說(shuō)明。
針對(duì)每個(gè)方案列出特定任務(wù)清單。
確保負(fù)責(zé)的經(jīng)歷和員工對(duì)每個(gè)人物/領(lǐng)域進(jìn)行檢驗(yàn)，并對(duì)每個(gè)清單都達(dá)成共識(shí)。
盡可能詳細(xì)。
大多數(shù)ERP失敗都需要一個(gè)修復(fù)過(guò)程，所以說(shuō)時(shí)間就是敵人。所以上述失敗樹(shù)應(yīng)該盡可能地詳細(xì)，確定一切相關(guān)過(guò)程/系統(tǒng)/人員，一起每個(gè)人在此任務(wù)中應(yīng)該做什么。
●建立實(shí)用的反饋列表
此部分是修復(fù)計(jì)劃的核心，因?yàn)橄到y(tǒng)無(wú)法在沒(méi)有人的情況下實(shí)現(xiàn)自我修復(fù)。在ERP系統(tǒng)處于崩潰和安全之間時(shí)，最好的辦法就是確保通知到了團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)人。如果你認(rèn)為一名員工應(yīng)該在列表上，就要多檢查應(yīng)答列表幾次，并定期檢查列表，確保相關(guān)性和準(zhǔn)確性。
部隊(duì)在穿越危險(xiǎn)的海峽時(shí)相信的很多格言都非常有用，我最喜歡的一句就是「想在戰(zhàn)斗一樣訓(xùn)練自己」，意思是說(shuō)，以防萬(wàn)一，你應(yīng)該不斷測(cè)試自己的修復(fù)系統(tǒng)，從中可以取得巨大的進(jìn)步并且收獲到實(shí)用的知識(shí)。
首先，對(duì)一個(gè)或更多緊急方案進(jìn)行測(cè)試時(shí)，ERP團(tuán)隊(duì)面對(duì)任務(wù)清單時(shí)會(huì)變得冷靜，在真正發(fā)生問(wèn)題時(shí)應(yīng)對(duì)就會(huì)更加及時(shí)。
第二，就像我住在南方的子孫說(shuō)得那樣，團(tuán)隊(duì)需要一個(gè)能力，就是在事情發(fā)生前就忘記恐懼，在巨大的壓力下冷靜決策。
第三十四屆CIO班招生
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責(zé)編：yulina
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