大家最常掛在嘴邊的一句話是“三分技術、七分管理、十二分數(shù)據(jù)”，以此來表達對數(shù)據(jù)的高度重視。
企業(yè)在上ERP前數(shù)據(jù)準備步驟有哪些？
1.要準備哪些數(shù)據(jù)？
我們可以簡單地將ERP實施所要準備的數(shù)據(jù)分為兩大類：即靜態(tài)數(shù)據(jù)和動態(tài)數(shù)據(jù)。
靜態(tài)數(shù)據(jù)
簡單來講，就是短期內(nèi)不會變化的數(shù)據(jù)，一般指生產(chǎn)活動開始之前要準備的數(shù)據(jù)，如物料清單、工藝路線、倉庫和貨位代碼、會計科目的設定等。這些數(shù)據(jù)在我們系統(tǒng)上線之前就要準備好。但是靜態(tài)是相對的，也需要定期維護，保持其準確性。
動態(tài)數(shù)據(jù)
動態(tài)數(shù)據(jù)一般是指生產(chǎn)經(jīng)營活動中不斷發(fā)生、經(jīng)常變動的數(shù)據(jù)。如客戶的應收賬款，當客戶購買產(chǎn)品但是沒有付款時，應收賬款就會增加，當款項收回時，應收賬款就會減少，物料在領用時就會減少，采購入庫時就會增加。我們在實施ERP系統(tǒng)之初，要輸入動態(tài)數(shù)據(jù)的初始值，也就是期初數(shù)據(jù)，期初數(shù)據(jù)一旦建立，就需要隨時維護。
2.制定編碼規(guī)則和完成基礎數(shù)據(jù)收集
在明確有哪些數(shù)據(jù)要準備后，就可以著手編碼了。一個考慮周全的編碼體系需要跨部門反復討論。不同的數(shù)據(jù)可能有不同的編碼結構，但必須遵詢共同的編碼原則：
1）惟一性
必須保證一個編碼對象僅被賦予一個代碼，一個代碼只反映一個編碼對象。
2) 實用性
編碼體系應當符合企業(yè)的業(yè)務特點和管理需求，既充分考慮企業(yè)發(fā)展對信息編碼的需求、又兼顧企業(yè)的現(xiàn)狀。
3) 統(tǒng)一的編碼結構
編碼由一個或者若干不同分類角度的分類碼構成。
4) 標準化
編碼應提高標準化程度，充分考慮到與外部環(huán)境的接軌而盡可能與相關國家、行業(yè)標準相吻合。例如使用國家標準所確定的行業(yè)分類作為行業(yè)編碼，郵政編碼作為地區(qū)編碼等。
5) 便于ERP系統(tǒng)處理
由于編碼將在計算機信息處理系統(tǒng)中得以實現(xiàn)，故編碼應當符合數(shù)據(jù)處理的要求，便于用計算機處理。
6) 易用性
編碼應盡可能好記易用。所以要在滿足要求的情況下盡可能的短小
實際上，編碼問題絕不僅僅是一個技術問題，也不只是ERP實施小組的事情。它牽涉到不同的部門，需要考慮管理現(xiàn)狀、業(yè)務特點、歷史數(shù)據(jù)等方方面面。
完成編碼規(guī)則后，依據(jù)編碼規(guī)則逐條確定靜態(tài)數(shù)據(jù)和編碼，從而完成整個靜態(tài)基礎數(shù)據(jù)的整理工作。
3.期初數(shù)據(jù)準備和系統(tǒng)上線
由于期初數(shù)據(jù)反映的是上線那個時間點的數(shù)據(jù)，因此過早準備是沒有意義的，這些事務處理數(shù)據(jù)都是動態(tài)的，每天都在變化。因此完成期初數(shù)據(jù)準備需要更精密的時間表，通常會這樣安排計劃：
?、?根據(jù)ERP項目的實施進度，確認上線時間，并進行項目管控。
?、谠谏暇€之前一周內(nèi)進行全面的庫存盤點，并在財務上進行盤盈盤虧處理。盤點時使用新的編碼規(guī)則。
?、垡蟾鳂I(yè)務部門在上線之前盡可能處理完未結清的訂單和應收應付單據(jù)，以減少手工和系統(tǒng)切換的難度，同時也降低日后對賬的工作量。
?、芗腥肆㈧o態(tài)數(shù)據(jù)導入或者錄入系統(tǒng)。
?、菰谏暇€時點將庫存期初、科目余額和未結單據(jù)錄入系統(tǒng)?？梢晹?shù)據(jù)量的多少適當提前或者滯后錄入，但要保持系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)與實際情況相符。
?、拊谏暇€后的一個月內(nèi)，通過核對手工賬和實物，檢查系統(tǒng)數(shù)據(jù)是否準確，并查出差異所在，進行調(diào)整。
4.上線后的數(shù)據(jù)維護
作為—個完整的系統(tǒng)，上線還只是ERP應用的開始。相比前期的痛苦，上線后保持數(shù)據(jù)的“純潔”更顯得重要。數(shù)據(jù)的維護仍是數(shù)據(jù)維護人員的一項長期而且艱巨的工作。內(nèi)容主要包括：
1.成立專門的編碼維護部門，根據(jù)編碼規(guī)則添加新的編碼
由于公司所有業(yè)務都是通過調(diào)用基礎數(shù)據(jù)來保持同一數(shù)據(jù)在整個系統(tǒng)中的唯一性，要保持基礎數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中的唯一性，我們需要成立一個編碼維護部門，統(tǒng)一來添加新的編碼，防止編碼重復引起信息的錯誤。
2.指定相應的數(shù)據(jù)維護人員
上線后，一方面為了適應系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)流轉，部分業(yè)務流程和操作規(guī)程需要調(diào)整。數(shù)據(jù)維護人員要與各數(shù)據(jù)的源頭部門的進行協(xié)調(diào)；另一方面，系統(tǒng)為了適應企業(yè)的實際業(yè)務流程和管理需求，需要增加新的數(shù)據(jù)項或者更改原數(shù)據(jù)定義等。不僅如此，數(shù)據(jù)維護人員還要及時處理系統(tǒng)中的異常數(shù)據(jù)，清理垃圾數(shù)據(jù)和已經(jīng)失效的數(shù)據(jù)，以保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)準確性、完整性和及時性。
3.定期備份ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫
針對ERP系統(tǒng)前臺操作人員非正常操作和系統(tǒng)管理員錯誤操縱后臺數(shù)據(jù)系統(tǒng)，以及跨平臺轉換，硬件系統(tǒng)升級等實際問題，需要對ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進行備份。在出現(xiàn)數(shù)據(jù)災難時可以恢復到最近一個數(shù)據(jù)點，最大限度地減少損失，確保系統(tǒng)平穩(wěn)安全運行。
4.需要建立一系列相關的規(guī)章制度來保證ERP工作的順利進行
ERP系統(tǒng)上線以后，要使ERP系統(tǒng)真正發(fā)揮出其應有的功效和價值，使ERP能夠長久有效的為企業(yè)的各項工作服務，需要建立一系列相關的規(guī)章制度來保證ERP工作的順利進行。具體包括：機房安全管理制度；數(shù)據(jù)維護制度；權限管理制度；應用服務器管理制度；數(shù)據(jù)訪問制度。
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