在選擇企業(yè)資源規(guī)劃（ERP）解決方案的時候，如今的IT管理人員有了比以往更多的選擇。從內(nèi)部系統(tǒng)到基于云的軟件即服務(wù)，再到基于行業(yè)的解決方案，真是令人眼花繚亂。決策者在試圖確定那些特性和功能最為重要的時候甚至感到有些不知所措。
所以我們向十幾位ERP專家進行了咨詢，他們對如何駕馭這種復(fù)雜環(huán)境給出了建議。具體來說，我們請他們列出了他們看到的企業(yè)高管在做選擇、部署或者實施ERP系統(tǒng)時候所犯的最大錯誤，并對企業(yè)組織如何避免造成潛在代價高昂的錯誤給出建議。
1、不做謹(jǐn)慎的需求收集
咨詢公司Cloud Technology Partners副總裁、首席架構(gòu)師Ed Featherston表示：“通過ERP系統(tǒng)將現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程實現(xiàn)自動化，這是非常普遍且非常誘人的。雖然在理念上這一點可以理解，但是你必須花時間努力分析這些流程，這也是你收集ERP要求的一部分。實施一個新的ERP系統(tǒng)，也是一個審視、改進/重新設(shè)計業(yè)務(wù)流程的機會。如果對一個糟糕的流程進行了自動化，只會讓這個糟糕的流程運行得更快。”
同樣地，“在開始遷移到一個新的ERP解決方案之前，有太多的公司沒有能夠找出關(guān)鍵的軟件使用問題/痛點，構(gòu)建出關(guān)鍵的流程布局。”企業(yè)云解決方案提供商Knoa Software首席執(zhí)行官Brian Berns這樣表示。“必須找出業(yè)務(wù)關(guān)鍵問題，并在遷移之前解決。所以，在遷移到一個新平臺之前，需要對過時的、低效率的、復(fù)雜的流程進行必要的調(diào)整。”
2、在決策流程上沒有讓（來自所有部門的）最終用戶參與進來
ERP軟件公司VAI首席信息官Kevin Beasley表示：“在實施ERP系統(tǒng)的時候，許多組織把他們的時間和精力集中在獲得領(lǐng)導(dǎo)層的批準(zhǔn)上，而這個過程中他們應(yīng)該讓最有可能使用該系統(tǒng)的關(guān)鍵員工也參與進來。”
“除了IT員工之外，讓包括財務(wù)、運營、制造和倉庫等整個組織的員工都參與其中至關(guān)重要。在決策過程的每一步中，讓整個組織的利益相關(guān)者都參與進來，將確保每個人都投身到盡可能順利地找出并實施正確的解決方案。”
3、沒有適當(dāng)?shù)募夹g(shù)人員預(yù)算
“我們往往會看到管理層低估了實施涉及的成本，包括維護和需要讓項目成功運轉(zhuǎn)起來的人才。”技術(shù)人才提供公司Robert Half Technology企業(yè)技術(shù)服務(wù)實踐總監(jiān)Tim Webb這樣表示。“很多情況下企業(yè)組織希望用更少的錢做更多的事……我們看到這最終導(dǎo)致實施失敗。花時間做適當(dāng)?shù)念A(yù)算規(guī)劃，把推動實施的人才因素納入考慮中，這樣后續(xù)你就不會遭遇問題或者意外了。”
4、沒有衡量內(nèi)部部署ERP與基于云的ERP之間的利與弊
會計和庫存ERP軟件提供商Blue Link總裁Mark Canes表示，在權(quán)衡內(nèi)部部署的ERP與基于云的ERP解決方案時，“企業(yè)應(yīng)該對多個因素進行評估。例如，云部署要求有適當(dāng)?shù)幕ヂ?lián)網(wǎng)接入、訂閱類型的支付，能給員工帶來諸如遠(yuǎn)程辦公等好處。另一方面，內(nèi)部部署需要專門的IT人員、最新的服務(wù)器和內(nèi)部硬件、大量前期費用，適合于那些希望在他們自己服務(wù)器上托管軟件的企業(yè)。”
“隨著軟件即服務(wù)（SaaS）正在迅速成為新ERP實施的主流平臺，對于實施困難或者難以支持早期ERP投資的企業(yè)來說，SaaS可能是一個完美的解決方案。”技術(shù)調(diào)研和咨詢公司Information Service Group合伙人Nathan Frey這樣表示。“雖然SaaS提供了諸多好處，但是客戶[需要了解]SaaS可能給組織帶來的新挑戰(zhàn)。”
他解釋說：“因為SaaS解決方案是無法定制的，所以用戶要迫使業(yè)務(wù)流程適應(yīng)SaaS軟件。這些流程挑戰(zhàn)往往會影響與傳統(tǒng)系統(tǒng)的集成，從而加深對組織性變更管理的擔(dān)憂。此外，那些有額外功能或者行業(yè)特有要求的企業(yè)組織，將需要一種結(jié)構(gòu)和方法來解決新系統(tǒng)無法提供的必要功能，不管是通過變通的方法、第三方軟件還是其他方法。”
5、在決策過程中沒有考慮到行業(yè)特定解決方案
在選擇一套ERP解決方案的時候，企業(yè)高管往往會忽視一個事實，“有很多非常不錯的小型軟件公司可以滿足特定行業(yè)的特定需求，例如藥品分銷，”Canes這樣表示。這些特定的廠商/解決方案“可能會提供更為行業(yè)特定的功能特性以及軟件定制”，這可能更適合你的業(yè)務(wù)。
6、被各種功能所迷惑
倉庫軟件系統(tǒng)提供商EVS首席技術(shù)官Nathan Brown表示：“功能很重要，但并不是全部。有太多時候，企業(yè)組織會選擇功能最多的ERP。”相反，企業(yè)應(yīng)該考慮解決方案的“行業(yè)成功歷史、個性化、靈活性和集成能力”，以及客戶支持，還有解決方案如何很好地解決企業(yè)組織的需求/要求。
7、一次性實施系統(tǒng)
云ERP平臺提供商VersAccounts首席執(zhí)行官Sunil Pande表示：“ERP系統(tǒng)很復(fù)雜，不太可能在前期確定所有實施要求，然后實施系統(tǒng)，培訓(xùn)用戶，上線。這是傳統(tǒng)的瀑布式實施模型，但并不奏效。相反，需要采取一種更為敏捷的方式，以很小的步驟來實施，最終用戶參與每個步驟，以確定要求，測試，發(fā)現(xiàn)差距，然后反復(fù)。”
8、忽略變更管理
“當(dāng)實施一套新的ERP解決方案時，變更管理是一項絕對要求，”獨立調(diào)研和企業(yè)解決方案咨詢公司Ultra Consultants創(chuàng)始人兼首席執(zhí)行官Jeff Carr這樣表示。“有效管理變更的能力，可能是高管、經(jīng)理和員工需要賬務(wù)的最重要的一項技能。如果無法有效管理三個關(guān)鍵組織領(lǐng)域——人、流程和技術(shù)——的變更，那么通過ERP實現(xiàn)業(yè)務(wù)變革就無從談起。”
Tata Consultancy Services公司全球企業(yè)應(yīng)用服務(wù)負(fù)責(zé)人Akhilesh Tiwari表示：“企業(yè)組織往往只注重IT技術(shù)的統(tǒng)一和業(yè)務(wù)流程的簡化。流程和系統(tǒng)要求深度分析，同時人的因素也需要謹(jǐn)慎的考量和戰(zhàn)略規(guī)劃，這在云ERP遷移中甚至更為重要。”
甚至基于云的ERP也要求有變更管理。
Frey表示：“SaaS解決方案承諾可配置的業(yè)務(wù)流程和比之前ERP軟件產(chǎn)品更加直觀的用戶界面。這往往導(dǎo)致企業(yè)組織認(rèn)為組織變革管理和培訓(xùn)對于SaaS項目來說不那么重要。然而，SaaS解決方案給客戶讓現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程適應(yīng)軟件帶來了更沉重的負(fù)擔(dān)。”
Frey建議說：“為了避免返工，確保最終用戶徹底了解線上之后會發(fā)生的變化，企業(yè)組織應(yīng)該在實施項目的早期就明確必要的流程變更。此外，最終用戶培訓(xùn)不僅要考慮用戶角色方面的因素，還有與用戶交互的變化，以及那些不屬于新解決方案的系統(tǒng)。通過提供[恰當(dāng)?shù)?、及時的]培訓(xùn)，用戶也許能更快地接受新系統(tǒng)，取得更大的成功。”
9、不投資/不支持實施團隊
“[恰當(dāng)?shù)豜構(gòu)建內(nèi)部實施團隊，并給予其必要的時間和資源來啟動實施和和相關(guān)業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型，這是ERP項目最至關(guān)重要的一個步驟，”Carr解釋說。“一個成功的團隊要求有合適的人、高管認(rèn)可以及決策力來完成這項工作。這通常意味著重新分配團隊成員的日常責(zé)任。但這樣做可能正是成功與失敗之間的區(qū)別。”
10、不定期溝通信息
ERP廠商Unit4專業(yè)服務(wù)高級副總裁Dave Goosens表示，為了避免這個問題，建議“為這個項目所有階段都將建一個項目溝通計劃”。成立“一個小的核心團隊[包括來自不同部門的人]，彼此進行共同和協(xié)同，對受新解決方案影響最大的業(yè)務(wù)領(lǐng)域具有一定影響力。然后確保他們隨時了解項目的最新進展，從而讓這些受影響的業(yè)務(wù)部門都能了解到最新信息。”
11、沒有維護計劃
Beasley表示：“實施一套ERP系統(tǒng)需要時間，但是一旦系統(tǒng)成功，工作就不會停止下來。企業(yè)應(yīng)該制訂維護策略，以確保員工對于定期維護和改進ERP系統(tǒng)需要所的工作上保持一致，不會有人遺漏。”
Beasley解釋說：“過時的ERP系統(tǒng)可能會使公司面臨安全問題和業(yè)務(wù)流程漏洞的風(fēng)險。制定計劃，指定公司內(nèi)負(fù)責(zé)項目和維護的人員，這將確保ERP系統(tǒng)始終順利運行，并與最新的應(yīng)用程序保持同步。”
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